経理担当者様
お客様の声⑥（物流業）
私にしか扱えないエクセル管理は誰も引き継げない！
視覚的にも見やすくて誰でもカンタンに理解でるmilestoneに決めました
※資金管理はセンシティブな内容であるため、企業名や個人名の公表は控えさせていただきます。
milestoneを選んだ理由
親会社と子会社合わせて11口座あり、目的ごとに口座を使い分けています。入金と支払がある口座や、入金がなく支払いのみの口座もあります。
支払いのみの口座では、自動で引き落とされる支払いがあるため、気づかないうちに「お金が少なくなっていて引き落とせなかった」ということがないよう、定期な資金移動が必要になります。
資金移動の金額やタイミングについては、もともと手作業でエクセルを使って管理をしていました。
私が作ったエクセルなので、エクセルをさらに作り込んで使い続けることもできますが、いつか誰かに引き継ぐこととなった際に、「私にしか扱えず、他の人にはわからないエクセルになってしまうかもしれない」と感じていました。
また、エクセルは数式が壊れる心配があるため、関数がきちんと反映されているかなど「定期的なメンテナンスが必要」なのと、作り込んでいくほど「視覚的にも見づらい」という悩みもありました。
そんな中、上司から「milestone」を勧められ、さっそく利用することにしました。
利用してみたところ、視覚的に見やすく、初心者でも扱いやすそうで、もし誰かに管理を引き継ぐとなった場合でも、「誰でも扱えて簡単に理解できそうだな」という印象を受けました。
関数のメンテナンスや属人化など、エクセルで感じていた悩みが解消され、視覚的にも「いつまでにいくら資金移動が必要なのか」がグラフで表示され見やすいので、milestoneを使い続けたいなと感じました。
ちょうどインターン生に仕事を教えている時期でもあり、エクセルとmilestoneを比較して、どちらが使い続けられそうか尋ねたところ「作り込まれたエクセルは扱うのが難しそうなので、milestoneの方が良いです。」ということでした。
そのような背景もあり、milestoneを今後も使用することに決めました。
支払いのみの口座では、自動で引き落とされる支払いがあるため、気づかないうちに「お金が少なくなっていて引き落とせなかった」ということがないよう、定期な資金移動が必要になります。
資金移動の金額やタイミングについては、もともと手作業でエクセルを使って管理をしていました。
私が作ったエクセルなので、エクセルをさらに作り込んで使い続けることもできますが、いつか誰かに引き継ぐこととなった際に、「私にしか扱えず、他の人にはわからないエクセルになってしまうかもしれない」と感じていました。
また、エクセルは数式が壊れる心配があるため、関数がきちんと反映されているかなど「定期的なメンテナンスが必要」なのと、作り込んでいくほど「視覚的にも見づらい」という悩みもありました。
そんな中、上司から「milestone」を勧められ、さっそく利用することにしました。
利用してみたところ、視覚的に見やすく、初心者でも扱いやすそうで、もし誰かに管理を引き継ぐとなった場合でも、「誰でも扱えて簡単に理解できそうだな」という印象を受けました。
関数のメンテナンスや属人化など、エクセルで感じていた悩みが解消され、視覚的にも「いつまでにいくら資金移動が必要なのか」がグラフで表示され見やすいので、milestoneを使い続けたいなと感じました。
ちょうどインターン生に仕事を教えている時期でもあり、エクセルとmilestoneを比較して、どちらが使い続けられそうか尋ねたところ「作り込まれたエクセルは扱うのが難しそうなので、milestoneの方が良いです。」ということでした。
そのような背景もあり、milestoneを今後も使用することに決めました。
具体的な運用方法
定期的に発生する取引は「繰り返し登録」機能を使用しています。
契約期間が決まっている取引に関しては終了日を設定しており、途中で契約が終了になった取引は「以降削除」という項目を選択して削除しています。
支払うことはわかっているけれど、毎月金額が変動する取引や、たまにある支払いについては、金額が確定した時点で「確定」としてcsvで取引をインポートしています。
インポートしたあとは「残高調整」機能を使用しています。
残高調整をして差額が出ていたとしても、遡って取引の更新を行うことはなく、「いつまでにいくら資金移動が必要なのか」という将来のお金の動きを中心に見ています。
また、支払いサイトが極端に短いものもあり、そのような支払いに関してはmilestoneに登録することなく短期間で支払ってしまうため、実残高とmilestoneの残高がズレることも想定され、そのような場合にでも「残高調整」を使って再計算された最新の資金繰り表を確認しています。
主に確認しているレポートは「口座別資金繰り表の銀行別残高推移」と「それぞれの口座の日毎の残高」です。
資金移動が必要なタイミングや金額が視覚的に確認できるので、とても助かっています。
契約期間が決まっている取引に関しては終了日を設定しており、途中で契約が終了になった取引は「以降削除」という項目を選択して削除しています。
支払うことはわかっているけれど、毎月金額が変動する取引や、たまにある支払いについては、金額が確定した時点で「確定」としてcsvで取引をインポートしています。
インポートしたあとは「残高調整」機能を使用しています。
残高調整をして差額が出ていたとしても、遡って取引の更新を行うことはなく、「いつまでにいくら資金移動が必要なのか」という将来のお金の動きを中心に見ています。
また、支払いサイトが極端に短いものもあり、そのような支払いに関してはmilestoneに登録することなく短期間で支払ってしまうため、実残高とmilestoneの残高がズレることも想定され、そのような場合にでも「残高調整」を使って再計算された最新の資金繰り表を確認しています。
主に確認しているレポートは「口座別資金繰り表の銀行別残高推移」と「それぞれの口座の日毎の残高」です。
資金移動が必要なタイミングや金額が視覚的に確認できるので、とても助かっています。
資金の管理面で変化・改善した点
もともとエクセルで行っていたことがmilestoneに切り替わったので、milestoneを使うことで仕事量が増えたわけではありません。
関数のメンテナンスやエクセルを作りこむ必要もなくなり、属人化が解消されました。
また、今まではエクセルで管理をしていて視覚的に見づらかった部分が、milestoneを使ってからはグラフを確認すれば資金移動のタイミングが予め把握できるようになりましたので、管理の面で改善されたと思います。
インタビューを終えて
この度はお忙しい中インタビューにご協力くださいました経理担当者様に深くお礼申し上げます。
エクセルは長く使い続けるほど属人化が進みます。
弊社でも、内容が軽いうちにシステム化されることをおすすめしております。
また、直近の実残高に置き換えた上で再計算された資金繰り表を確認できる残高調整機能は特許を取得しており、milestone独自の機能となります。
他の業務で忙しく、こまかい入出金まで追えない場合、残高調整機能で資金繰り表を簡単に更新できます。
milestoneは専門的な簿記の知識を必要としないため、どなたでも簡単に利用でき、会計が苦手な方でもお金の動きを簡単に把握し管理することができます。
エクセルは長く使い続けるほど属人化が進みます。
弊社でも、内容が軽いうちにシステム化されることをおすすめしております。
また、直近の実残高に置き換えた上で再計算された資金繰り表を確認できる残高調整機能は特許を取得しており、milestone独自の機能となります。
他の業務で忙しく、こまかい入出金まで追えない場合、残高調整機能で資金繰り表を簡単に更新できます。
milestoneは専門的な簿記の知識を必要としないため、どなたでも簡単に利用でき、会計が苦手な方でもお金の動きを簡単に把握し管理することができます。
キャッシュ・フロー管理システム「milestone」