物流業｜経理担当者様
私にしか扱えないExcel管理は誰も引き継げない！
誰でも使いやすいmilestoneを選びました
※資金管理はセンシティブな内容であるため、企業名や個人名の公表は控えさせていただきます。
milestoneを選んだ理由
親会社と子会社合わせて11口座あり、目的ごとに口座を使い分けています。入金と支払がある口座や、入金がなく支払いのみの口座もあります。
支払いのみの口座では、自動で引き落とされる支払いがあるため、気づかないうちに「お金が少なくなっていて引き落とせなかった」ということがないよう、定期的な資金移動が必要になります。
資金移動の金額やタイミングについては、もともと手作業でExcelを使って管理していました。
私が作ったExcelなので、さらに作り込んで使い続けることもできますが、いつか誰かに引き継ぐこととなった際に、「私にしか扱えず、他の人には分からないExcelになってしまうかもしれない」と感じていました。
また、Excelは数式が壊れる心配があるため、関数がきちんと反映されているかなど「定期的なメンテナンスが必要」なのと、作り込んでいくほど「視覚的にも見づらい」という悩みもありました。
そんな中、上司から「milestone」を勧められ、さっそく利用することにしました。
利用してみたところ、視覚的に見やすく、初心者でも扱いやすそうで、もし誰かに管理を引き継ぐとなった場合でも、「誰でも扱えて簡単に理解できそうだな」という印象を受けました。
関数のメンテナンスや属人化など、Excelで感じていた悩みが解消され、視覚的にも「いつまでにいくら資金移動が必要なのか」がグラフで表示され見やすいので、milestoneを使い続けたいと感じました。
ちょうどインターン生に仕事を教えている時期でもあり、Excelとmilestoneを比較して、どちらが使い続けられそうか尋ねたところ、「作り込まれたExcelは扱うのが難しそうなので、milestoneの方が良いです」ということでした。
そのような背景もあり、milestoneを今後も使用することに決めました。
支払いのみの口座では、自動で引き落とされる支払いがあるため、気づかないうちに「お金が少なくなっていて引き落とせなかった」ということがないよう、定期的な資金移動が必要になります。
資金移動の金額やタイミングについては、もともと手作業でExcelを使って管理していました。
私が作ったExcelなので、さらに作り込んで使い続けることもできますが、いつか誰かに引き継ぐこととなった際に、「私にしか扱えず、他の人には分からないExcelになってしまうかもしれない」と感じていました。
また、Excelは数式が壊れる心配があるため、関数がきちんと反映されているかなど「定期的なメンテナンスが必要」なのと、作り込んでいくほど「視覚的にも見づらい」という悩みもありました。
そんな中、上司から「milestone」を勧められ、さっそく利用することにしました。
利用してみたところ、視覚的に見やすく、初心者でも扱いやすそうで、もし誰かに管理を引き継ぐとなった場合でも、「誰でも扱えて簡単に理解できそうだな」という印象を受けました。
関数のメンテナンスや属人化など、Excelで感じていた悩みが解消され、視覚的にも「いつまでにいくら資金移動が必要なのか」がグラフで表示され見やすいので、milestoneを使い続けたいと感じました。
ちょうどインターン生に仕事を教えている時期でもあり、Excelとmilestoneを比較して、どちらが使い続けられそうか尋ねたところ、「作り込まれたExcelは扱うのが難しそうなので、milestoneの方が良いです」ということでした。
そのような背景もあり、milestoneを今後も使用することに決めました。
milestoneの具体的な運用方法
定期的に発生する取引は「繰り返し登録」機能を使用しています。
契約期間が決まっている取引に関しては終了日を設定しており、途中で契約が終了になった取引は「以降削除」という項目を選択して削除しています。
支払うことは分かっているけれど、毎月金額が変動する取引や、たまにある支払いについては、金額が確定した時点で「確定」としてCSVで取引をインポートしています。
インポートしたあとは「残高調整」機能を使用しています。
残高調整をして差額が出ていたとしても、遡って取引の更新を行うことはなく、「いつまでにいくら資金移動が必要なのか」という将来のお金の動きを中心に見ています。
また、支払いサイトが極端に短いものもあり、そのような支払いに関してはmilestoneに登録することなく短期間で支払ってしまうため、実残高とmilestoneの残高がズレることも想定されます。そのような場合でも、「残高調整」機能を使って再計算された最新の資金繰り表を確認しています。
主に確認しているレポートは「口座別資金繰り表の銀行別残高推移」と「それぞれの口座の日ごとの残高」です。
資金移動が必要なタイミングや金額を視覚的に確認できるので、とても助かっています。
契約期間が決まっている取引に関しては終了日を設定しており、途中で契約が終了になった取引は「以降削除」という項目を選択して削除しています。
支払うことは分かっているけれど、毎月金額が変動する取引や、たまにある支払いについては、金額が確定した時点で「確定」としてCSVで取引をインポートしています。
インポートしたあとは「残高調整」機能を使用しています。
残高調整をして差額が出ていたとしても、遡って取引の更新を行うことはなく、「いつまでにいくら資金移動が必要なのか」という将来のお金の動きを中心に見ています。
また、支払いサイトが極端に短いものもあり、そのような支払いに関してはmilestoneに登録することなく短期間で支払ってしまうため、実残高とmilestoneの残高がズレることも想定されます。そのような場合でも、「残高調整」機能を使って再計算された最新の資金繰り表を確認しています。
主に確認しているレポートは「口座別資金繰り表の銀行別残高推移」と「それぞれの口座の日ごとの残高」です。
資金移動が必要なタイミングや金額を視覚的に確認できるので、とても助かっています。
資金の管理面で変化・改善した点
もともとExcelで行っていたことがmilestoneに切り替わったので、milestoneを使うことで仕事量が増えたわけではありません。
関数のメンテナンスやExcelを作り込む必要もなくなり、属人化が解消されました。
また、今まではExcelで管理をしていて視覚的に見づらかった部分が、milestoneを使ってからはグラフを確認すれば資金移動のタイミングを事前に把握できるようになり、管理の面で大きく改善されたと感じています。
関数のメンテナンスやExcelを作り込む必要もなくなり、属人化が解消されました。
また、今まではExcelで管理をしていて視覚的に見づらかった部分が、milestoneを使ってからはグラフを確認すれば資金移動のタイミングを事前に把握できるようになり、管理の面で大きく改善されたと感じています。
インタビューを終えて
この度は、お忙しい中インタビューにご協力いただきました経理担当者様に、心より御礼申し上げます。
Excelは長く使い続けるほど属人化が進みます。
弊社では、管理内容が複雑になる前にシステム化することをおすすめしています。
また、実際の口座残高に合わせて再計算した資金繰り表を確認できる「残高調整」機能は特許を取得しており、milestone独自の機能です。
他の業務で忙しく、細かな入出金まで管理する時間がない場合でも、「残高調整」機能を使えば、資金繰り表を簡単に最新の状態へ更新できます。
milestoneは専門的な簿記の知識を必要としないため、どなたでも簡単に利用でき、会計が苦手な方でもお金の流れを簡単に把握・管理できます。
Excelは長く使い続けるほど属人化が進みます。
弊社では、管理内容が複雑になる前にシステム化することをおすすめしています。
また、実際の口座残高に合わせて再計算した資金繰り表を確認できる「残高調整」機能は特許を取得しており、milestone独自の機能です。
他の業務で忙しく、細かな入出金まで管理する時間がない場合でも、「残高調整」機能を使えば、資金繰り表を簡単に最新の状態へ更新できます。
milestoneは専門的な簿記の知識を必要としないため、どなたでも簡単に利用でき、会計が苦手な方でもお金の流れを簡単に把握・管理できます。
